Bel of mail: +32 495 70 92 54 | info@ivab.be

IVAB Werkwijze

Table of contents

Inleiding

1. Patiëntenbeheer
1.1 AGENDA
1.1.1  BOEKINGEN
1.1.1.1  Boekingen van gekende patiënten
1.1.1.2  Boekingen van nieuwe patiënten
1.1.1.3  Bezet
1.1.1.4  Voorbeeld
1.1.1.5  Verwijderen van een afspraak
1.1.1.6  Op een geboekte patiënt klikken
1.2  OPZOEKEN
1.2.1  Opzoeken
1.2.2  Nieuwe patiënt
1.3  PERSONALIA
1.3.1  Bestanden toevoegen
1.3.2  Paspoort lezer
1.3.3  Opslaan patiënt
1.3.4  Delete patiënt
1.4  CONSULTATIE+VOORSCHRIFT
1.4.1  Consultatiefiche
1.4.2  Chinese kruiden
1.4.2.1  Chinese kruiden voorschrijven
1.4.2.2  Nieuwe eigen formule (EF) aanmaken
1.4.2.3  Nieuwe eigen formule (EF) voorschrijven
1.4.2.4  Nieuwe eigen formule (EF) uitbreiden
1.4.3  Westerse kruiden The Herborist
1.4.4  Ander voorschrift
1.4.5  Kassa
1.4.6  Opvolging en bestellingen
1.4.6.1  Opvolging
1.4.6.2  Chinese kruiden bestellen
1.4.6.3  Westerse kruiden bestellen
1.5  GESCHIEDENIS
1.5.1  Copy
1.5.2  Wijzigen
1.5.2  Print
1.5.2  Voorschrift
1.6  NIEUWE PATIENT
1.7  SELECTEREN VAN EEN PATIËNT
1.7.1  Overzicht afspraken
1.7.2  azv (Afwezig zonder verwittigen)
1.7.3  Geannuleerde afspraak
1.7.4  Hoofdklacht
1.8   FEEDBACK
1.8.1  Feedback instellen

2. Agendabeheer
2.1 AGENDA(S)
2.2 UURROOSTER OPSTELLEN
2.2.1 Werkdagen
2.2.2 Uurrooster per weekdag
2.2.3 Voorbeeld uurrooster per weekdag
2.2.4 Verlofdagen
2.2.5 Speciale dagen
2.3 BEVESTIGINGSMAIL VERSTUREN
2.4 HERINNERING ACTIVEREN
2.5 STATISCHE INSTELLINGEN VIA ADMIN
2.5.1 De minimum en maximum toegankelijke datum
2.5.2 Pagina na succesvolle boeking

3. Instellingen & extra’s
3.1 PERSOONLIJKE BACKUP
3.2 MODULE CHINESE KRUIDEN
3.3 MODULE THE HERBORIST
3.4 MODULE ANDER VOORSCHRIFT
3.5 MODULE OPVOLGING

4 Rapporten
4.1 CONSULTATIES & BESTELLINGEN

5 Account

6 Boekingpagina

7 Hoe starten
7.1 Patiënten fiche aanpassen
7.2 Overzetten van data uit oude of andere programma’s
7.3 Agenda configureren
7.4 Kies de modules die u wenst te gebruiken

Inleiding

image001

Dit programma bestaat uit 4 onderdelen:

  1. Patiëntenbeheer: dit is het algemeen gedeelte met een agenda en de consultatiefiches, consultatiegeschiedenis, kruidenmodules, personalia patiënten…
  2. Agendabeheer: Hier beheer je jouw agenda. Instellen van de dagen en uren wanneer er geboekt kan worden. Deze uren kunnen dan door jouw patiënten geselecteerd worden voor een afspraak via jouw boekingpagina. Je kan hier ook enkele mail instellingen instellen.
  3. Instellingen & extra’s: Hier kan je kiezen of je een module wenst te gebruiken of niet. Als je een module activeert zal die beschikbaar worden via patiëntenbeheer.
  4. Rapporten: Hier kan je maandelijkse rapporten opvragen. Zo kan je een overzicht krijgen van het aantal patiënten, de ontvangen betalingen (indien je de kassa gebruikt,) patiënten met achterstallige betalingen en het aantal bestelde kruiden ( bij Westerse kruiden zie je ook de totale som van de bestelde kruiden.)
  5. Account: Dit zijn jouw personalia. Je kan hier ook een banner of logo uploaden wat dan ingevoegd wordt in jouw mail correspondentie.
  1. Patiëntenbeheer

image002
Dit begint met een menu op een leeg blad. Links boven het menu staat de naam van de therapeut. Dit is handig bij groepspraktijken waar er met verschillende agenda’s gewerkt wordt.
1.1 AGENDA

image003

Dit is een voorbeeld van een dubbele agenda, bv één voor afspraken bij jou thuis en één voor in de groepspraktijk. Je kan van agenda wisselen door op de desbetreffende tab van de agenda te klikken. Zoals je kan zien wordt jouw agenda weergegeven met de uren die je ingesteld hebt in Agendabeheer. Als je nog geen uren ingesteld hebt is dit leeg of heeft dit een standaard instelling.

Je hebt steeds een overzichtelijk weekview en je kan met de pijltjes onderaan de agenda een week vooruit of een week terug gaan. Je kan ook een datum kiezen bij ‘kies dag’. Als je daar klikt krijg je een agenda. Als je daar een dag uit kiest verspringt de agenda onmiddellijk naar deze week.

1.1.1  BOEKINGEN

1.1.1.1 Boekingen van gekende patiënten

Je kan zelf ook zeer snel zelf een boeking doen in jouw agenda. Als er nog geen boeking gedaan is op een beschikbaar uur staat dit nog als vrij in jouw agenda. Als je zelf een boeking moet doen dan selecteer je eerst de datum bij ‘kies dag’ en dan klik je naast het te boeken uur op vrij:

image004

Om een nieuwe afspraak te boeken met een reeds gekende patiënt klik je gewoon in het naam veld en begin je de voornaam van de patiënt te typen. Als je de naam ziet staan van de te boeken patiënt dan selecteer je hem en klik je daarna op boeken. De naam van de patiënt staat nu in de agenda. Opgelet de patiënt zal een bevestigingsmail krijgen van de boeking die je net gemaakt hebt op voorwaarde dat zijn email adres correct ingevuld is in zijn personalia en als bevestigingsmail verzenden aangevinkt is bij agendabeheer.

1.1.1.2 Boekingen van nieuwe patiënten

Om een nieuwe patiënt te boeken vul je de velden in onder nieuwe patiënt. Je bent niet verplicht om alle velden in te vullen maar we raden dit toch sterk aan aangezien dit de essentiële contactgegevens van de patiënt zijn. Deze gegevens zijn hier tot een minimum beperkt zodat u zo weinig mogelijk tijd verliest tijdens het boeken. Na het ingeven van de gegevens moet u op boeken klikken.

1.1.1.3 Bezet

U kan hier ook een bezoekuur makkelijk op bezet zetten zodat die niet meer kan geboekt worden via de boekingpagina. Als u bezet aanvinkt en daarna op boeken klikt zal dit uur bezet staan.

1.1.1.4 Voorbeeld

image005

1.1.1.5 verwijderen van een afspraak

Door op het rode kruisje naast de naam te klikken kan je een afspraak verwijderen. Er wordt om een bevestiging gevraagd.

1.1.1.6 Op een geboekte patiënt klikken

Dan wordt het dossier van deze patiënt geopend.

1.2 OPZOEKEN

1.2.1 Opzoeken

image006

Je kan een patiënt opzoeken aan de hand van de naam, voornaam of de geboortedatum. Je kan ook een nieuwe patiënt toevoegen. Na het intikken van een voor – of achternaam  krijg je een lijst van al jouw patiënten met die voor – of achternaam of met dit stuk tekst in hun voor of achternaam. Idem voor geboortedatum. Als de patiënt gevonden is of als je op een naam klikt bij meerdere gevonden patiënten dan wordt het dossier van deze patiënt geopend. Zoek je bijvoorbeeld iemand die de voornaam Peter of Peterson heeft maar je bent niet meer zeker, dan kan je bij voornaam peter opgeven. Je zal daarna een lijst krijgen van alle patiënten waar het woord “peter” voorkomt in de voornaam.

1.2.2 Nieuwe patiënt

Wordt uitgelegd bij 1.6 NIEUWE PATIENT.

1.3 PERSONALIA

Als het dossier van een patiënt geopend is via de agenda of via opzoeken dan wordt in eerste instantie het venster personalia geopend. Bovenaan rechts verschijnt ook de naam van de patiënt. Op deze manier ziet u onmiddellijk de over wie het gaat en welke ongevallen/operaties deze patiënt reeds heeft meegemaakt, welke medicatie hij of zij eventueel neemt en welke allergieën of ziekten deze heeft.

image007

Indien nodig kan u hier ook aanpassingen aanbrengen in het dossier, externe bestanden toevoegen of de patiënt verwijderen. U kan hier ook zijn paspoortfoto + adresgegevens toevoegen via de paspoortlezer maar daar kan u meer over lezen bij 1.6 NIEUWE PATIENT.

OPGELET

Het is hier zeer belangrijk dat zowel het email adres + telefoon en/of gsm correct worden ingevuld. Deze gegevens zijn nodig voor de patiënt om te kunnen boeken via de boekingpagina. Het email adres wordt gebruikt om de gegevens van de patiënt op zoeken in de database. Zijn telefoon- of gsm-nummer ter controle van zijn identiteit. Als u bijvoorbeeld het telefoonnummer + gsm-nummer zou invullen bij “tel” kan de patiënt ter controle nooit zijn eigen telefoonnummer correct invullen aangezien hij niet weet dat het de twee nummers na elkaar zijn. Het telefoonnummer dat de patiënt invult wordt namelijk vergeleken met het telefoonnummer dat in zijn dossier staat.

1.3.1 Bestanden toevoegen

Klik op bladeren en kies een bestand. Na de selectie van het bestand kiest u toevoegen. Vanaf nu wordt dit bestand bewaard in het dossier van deze patiënt. Telkens u in de toekomst het dossier opnieuw opent zal het bewaarde bestaande raad te plegen zijn via een link onder bladeren.

image008

1.3.2 Paspoort lezer

U kan een paspoortlezer gebruiken om een nieuwe patiënt toe te voegen of om een bestaande patiënt up te daten met correcte adresgegevens en een foto. Om de paspoort lezer te kunnen gebruiken moet u een paspoort lezer (eIDkaartlezer) geïnstalleerd hebben met de juiste drivers. U vindt deze drivers hier: http://eid.belgium.be/nl/je_eid_gebruiken/de_eid-middleware_installeren Stop nu eerst uw ID in de paspoortlezer. Daarna klikt up op de knop “paspoort lezer” De eerste keer zal u de vraag krijgen om java te activeren samen met een waarschuwing dat de plug-in gevaarlijk is. U zal de pug-in (Java) toelating moeten geven om uitgevoerd te worden. Daarna krijgt u dit:

image009

Dan vinkt u eerst het vierkantje aan voor “Do not show this again for apps…” Daarna klikt u op “Run.” Daarna krijgt u nogmaals de vraag:

image010Opnieuw op ja klikken.

Daarna krijgt u dit:

image011Klikken op Doorgaan. Daarna verdwijnt het venster en worden de adresgegevens + foto automatisch toegevoegd aan het dossier. De volgende keren dat u de eIDkaartlezer gebruikt hoeft u de eerste twee stappen niet meer uit te voeren. Tenzij u een nieuwe kaartlezer geïnstalleerd heeft of het toestel een lange tijd niet meer heeft gebruikt.

1.3.3 Opslaan patiënt

Telkens u een aanpassing maakt aan de personalia van een patiënt moet u op “opslaan patient” klikken zodat de nieuwe gegevens kunnen worden weggeschreven in de database. Ook als u een nieuwe patiënt hebt toegevoegd mag u niet vergeten op deze knop te klikken vooraleer u naar een ander menu item gaat of u verliest uw reeds ingegeven gegevens.

1.3.4 Delete patiënt

Als u op deze knop klikt dan verwijdert u de patiënt samen met al zijn consultaties.

1.4 CONSULTATIE+VOORSCHRIFT

image012Hier kan u uw consultatie opslaan en de modules, indien u deze geactiveerd heeft, gebruiken. De extra modules kan u openvouwen door op de drie horizontale witte streepjes te klikken naast de naam van de module.

1.4.1 consultatiefiche

Deze wordt gratis aangepast naar uw aanwijzingen. U kan een bestaande fiche gebruiken of er zelf een opstellen. U kiest dan gewoon zelf de velden die moeten ingevuld worden.

1.4.2 Chinese kruiden

image055Bij de module Chinese kruiden kan je kruiden selecteren en bestellen bij verschillende leveranciers: Chinacure, Medichin en Sinecura. Je kan het kruidenvoorschrift ook mailen naar de patiënt.

1.4.2.1 Chinese kruiden voorschrijven

Om kruiden te kiezen heb je verschillende opties:

Benaming: Dit is simpelweg in welke vorm je de namen van de kruiden wenst weer te geven om je keuze te maken.

Velden: Dit zijn de velden die je kan invullen na het selecteren van een kruid. Je kan dit zelf kiezen. Standaard is voorschrift geselecteerd en dit betekent dat je dan volgende velden kan invullen: wanneer (de kruiden best genomen worden), xdag(aantal keren per dag), xtablets (het aantal tabletten), vorm (tabletten of capsulated) en opmerkingen. Deze velden geven een zekere vorm van flexibiliteit aan de gebruiker. Voorschrift is speciaal ontworpen om te gebruiken bij een voorschrift voor een patiënt terwijl de andere velden: gram, 100gram en 200gram velden zijn voor het aanmaken van eigen formules.

Soort: Hier kies je of je enkel de kruiden wenst te zien die verkocht worden in tablets of enkel de formules (samengestelde kruiden) of de enkelvoudige kruiden. Als je niks aanduid dan komt gewoonweg het volledige aanbod kruiden in de ‘kruid’ lijst onderaan. De ‘EF’ lijst zijn de eigen gemaakte formules.

Ter overzicht:

  1. Benaming: PIN YIN, CHINESE, ENGLISH,
  2. Velden: gram, 100gram, 200gram, voorschrift
  3. Soort: tablets, single herbs, formulas

Vb: ik kies PINYIN en voor de rest selecteer ik niks. Dit betekent dat ik dan de velden voor een voorschrift krijg en kan kiezen uit alle kruiden. Klik daarna op start:

image013

Als je op het veld kruid klikt springt het open en krijg je een alfabetische lijst van kruiden. Selecteer hier jouw kruid of begin gewoon de naam van jouw kruid te typen, de cursor zal dan sneller naar jouw kruid gaan en  klik daarna op toevoegen.

image014

Het kruid wordt toegevoegd en je kan dan de andere velden invullen. Opgelet, opslaan en het verzenden van de kruiden naar de patiënt of de leverancier kan pas nadat je de consultatie hebt opgeslaan. Zo zal u het zeker niet vergeten.

1.4.2.2 Nieuwe eigen formule (EF) aanmaken

U kan ook zelf uw formules samenstellen. Het enige wat u daarvoor moet doen is een naam invullen bij ‘nieuwe eigen formule’ en ‘aanmaken’ aanvinken. In dit voorbeeld maken we nieuwe formule aan met de naam: ‘formule Martial – spijsvertering’ en ik heb voor de Chinese benamingen gekozen samen met het veld gram, dit om de hoeveelheden aan te geven. Ook heb ik de Single herbs gekozen aangezien ik enkel uit deze kruiden ga selecteren.

image015

Daarna kies ik enkele kruiden en voeg het aantal gram toe dat moet toegevoegd worden:

image016

Zo kan je zelf kruiden samenstellen. Uiteraard is dit voor de meer gespecialiseerde gebruikers en heb ik geen enkel benul van wat ik hierboven samengesteld heb. Als je nu op ‘opslaan EF’ klikt wordt deze formule bewaard in de database.

1.4.2.3 Nieuwe eigen formule (EF) voorschrijven

In dit voorbeeld heb ik gekozen voor de Engelse benaming en de velden van het gewone voorschrift. Aangezien we zelf een één of meerdere formules aangemaakt hebben zien we nu een extra veld verschijnen namelijk EF (Eigen Formule.) In de veld vind je al jouw eigen formules terug. Daarna heb ik mijn eigen formule ‘formule Martial – spijsvertering’ gekozen en nog enkele aparte kruiden: Adenophora en Earthworm. Om een eigen formule toe te voegen mag je best, net als bij het gewoon kruid, niet vergeten op de knop toevoegen te klikken.

image017

Ook dit voorschrift wordt pas bewaard als je de consultatie opslaat en onmiddellijk daarna kan je dit voorschrift verzenden naar de patiënt of naar de leverancier.

1.4.2.4 Nieuwe eigen formule (EF) uitbreiden

Je kan een EF (eigen formule) ook uitbreiden. Als je dit gedaan hebt zullen alle toekomstige voorschriften de uitbreidingen bevatten. De oude voorschriften en consultaties waar deze eigen formule is voorgeschreven blijven ongewijzigd. Met uitbreiden bedoelen we het toevoegen van nieuwe kruiden aan een eigen formule. Hiervoor moet je bij ‘uitbreiden eigen formule’ de EF kiezen die je wenst uit te breiden en ‘uitbreiden’ aanvinken. Vergeet niet de juiste ‘velden’ aan te duiden. Daarna kan je opnieuw kruiden kiezen en ze toevoegen. Het is niet mogelijk om reeds toegevoegde kruiden te verwijderen uit een bestaande formule omdat je dan best een volledig nieuwe formule aanmaakt. Oude formules die u niet meer wenst te gebruiken kunnen op vraag uit de database verwijderd worden via info@ivab.be.

1.4.3 Westers kruiden The Herborist

Hier kan je de kruiden op twee manieren kiezen. Rechtstreeks op naam ofwel via een filter op ondersteunende invloed. Via naam is vrij duidelijk maar bij ondersteunende invloed kan je bijvoorbeeld eerst ‘spijsvertering’ kiezen, dan krijg je een extra veld waar je bijvoorbeeld voor ‘darmeiniging’ kan kiezen. Daarna krijg je alle kruiden die hiervoor geschikt zijn. In dit geval is dit Transit Complex.

image018

Je krijgt dan alle informatie + de prijs doorgegeven door de Herborist. Om dit voorschrift toe te voegen aan uw consultatie moet u wel nog op toevoegen klikken.

1.4.4 Ander voorschrift

Dit is in wezen een invulveld waar u de gewone medicijnen of andere geneesmiddelen kan voorschrijven waar er (nog) geen module voor bestaat.

image019

1.4.5 Kassa

De kassa is een handige tool vooral bij patiënten die onvoldoende geld bij hebben voor deze consultatie of om een snelle correct berekening te maken. Als een patiënt onvoldoende bij heeft dan kan je dit zo invullen:

image020Tik je prijs in, het betaalde bedrag en dan klik je ofwel op bereken ofwel gewoon ergens op je scherm en de berekening wordt automatisch uitgevoerd. Zoals je ziet wordt het saldo in dit geval negatief. Als uw patiënt bij een volgende consultatie terug komt krijg je dit te zien als je de kassa uitvouwt:

image021Dit tekort wordt automatische bijgeteld bij een volgende consultatie. De datum van de vorige consultatie waarbij er te weinig betaald werd wordt eveneens meegedeeld. Dit tekort verdwijnt pas nadat de schuld betaald is. Alles wat u hier ingeeft wordt bijgehouden in de database en terug gegeven via de rapporten. Deze rapporten zijn zeer handig voor uw boekhouding. Opgelet je moet de berekening laten uitvoeren om de betaling op te slaan.

Na het klikken op ‘opslaan consultatie’ krijg je dit te zien:

1.4.6 Opvolging en bestellingen

In deze consultatie heb ik Chinese kruiden voorgeschreven:  Ailanthus Root + een eigen formule: Martial: spijsvertering. Daarnaast heb ik ook nog Westerse kruiden (Ginseng Ginkgo Royal Jelly) voorgeschreven. image022 image023image024

We bespreken ze één voor één.

1.4.6.1 Opvolging

Indien u bij Instellingen & extra’s de opvolgingsmail geactiveerd heeft dan kan u kiezen of u een opvolgingsmail zal versturen naar uw patiënt. U kan de wachttijd instellen tot wanneer deze mail moet verstuurd worden: over 1 dag of over 7, 14 of 21 dagen. De standaardtekst voor de opvolgingsmail wordt ingesteld bij de Instellingen & extra’s maar u kan hier een Addendum toevoegen aan deze mail specifiek voor deze consultatie. Bijvoorbeeld: “Is de chronische hoofdpijn terug gekomen na enkele dagen, zo ja na hoeveel dagen?” Als de patiënt een gewone reply doet op deze mail zal het antwoord automatisch naar uw email adres gestuurd worden.

1.4.6.2 Chinese kruiden bestellen

Hier kan u kiezen of u de voorgeschreven kruiden via email verstuurd naar: de patiënt zelf, Chinacure, Sinecura of Medichin. Al deze leveranciers weten hoe ze deze mail moeten interpreteren. U kiest gewoon de leverancier van uw keuze naast de knop ‘mail to:’ en klikt daarna op de knop. De mail wordt dan automatisch verzonden met uw gegevens bovenaan rechts en die van de patiënt (aanvrager) links bovenaan. Links onderaan kan u kiezen wie u als afzender selecteert. Dit is tevens het reply-to adres. Dit wil zeggen dat als de leverancier een vraag heeft en hij een reply doet op deze bestellingsmail dan zal het reply-to email adres verschijnen.

1.4.6.3 Westerse kruiden bestellen

Op dit ogenblik kan je enkel bij The herborist westerse kruiden bestellen maar andere leveranciers kunnen op verzoek toegevoegd worden. Het scherm voor de bestelling verschijnt na het opslaan van de consultatie. Als u op verzenden klikt wordt de bestelling verzonden met uw naam als therapeut rechts boven en links boven de naam van de patiënt.

1.5 GESCHIEDENIS

Als er een patiënt geselecteerd is kan u onder geschiedenis de vorige consultaties van deze patiënt overzichtelijk bekijken. Onder elke consultatie staan er vier knoppen: voorschrift, print, wijzigen en copy. Indien een patiënt de opvolging ingevuld heeft komt zal die te zien zijn in de geschiedenis bij de consultatie geheel bovenaan onder “feedback patiënt.”

image025

1.5.1 Copy

U kan een vorige consultatie als basis gebruiken voor een nieuwe consultatie. Daarvoor kiest u onder deze consultatie de knop “copy.” Er wordt dan een nieuwe consultatie aangemaakt maar de informatie die u tijdens de vorige consultatie genoteerd had wordt automatisch ingevuld. Zo bespaart u tijd indien bijvoorbeeld de klachten of de behandeling hetzelfde zijn.

1.5.2 Wijzigen

Indien u achteraf nog wijzigingen wenst aan te brengen of telefonische feedback wenst te noteren of een voorschrift wenst toe te voegen kan u dit allemaal doen door op de knop wijzigen van de desbetreffende consultatie te klikken. Opgelet niet vergeten te bewaren.

1.5.2 Print

Print geeft u de mogelijkheid deze consultatie te printen.

1.5.2 Voorschrift

Door op de knop voorschrift te klikken kan je de voorgeschreven kruiden opnieuw oproepen. Zo kan je de bestelling opnieuw of achteraf doen ofwel opsturen via email naar de patiënt indien deze daarom vraagt.

1.6 NIEUWE PATIENT

Hier kan u als therapeut een nieuwe patiënt toevoegen. Nieuwe patiënten kunnen ook zichzelf toevoegen via de boekingpagina.

image026

1.7 Selecteren van een patiënt

U kan op verschillende manieren een patiënt selecteren. Via opzoeken van een patiënt of door te klikken op de naam van een patiënt in de agenda.

image027

Eens u op de naam van een patiënt geklikt hebt wordt automatisch personalia geopend. U bent nu klaar om een nieuwe consultatie voor deze patiënt aan te maken, zijn geschiedenis te bekijken of zijn personalia aan te passen. Onderaan personalia krijgt u een overzicht van de afspraken.

1.7.1 Overzicht afspraken

In het overzicht van de afspraken vindt u zowel de oude als de nieuwe afspraken terug. In het overzicht staat de datum, tijdsbepaling, agenda, azv, geannuleerd, reden annulatie en de hoofdklacht. (afwezig zonder verwittigen).

image028

Door op datum te klikken gaat u naar de datum in de correcte agenda. Dit wil zeggen dat bij groepspraktijken waar u ook toegang heeft tot de agenda van uw collega’s u kan zien bij welke collega (onder agenda) de afspraak doorging. In mijn testomgeving heb ik 2 agenda’s: martial en test. U kan zien dat deze fictieve patiënt de laatste 3 afspraken afgezegd heeft via de link in de bevestigingsmail. U kan ook zien dat hij op 09/12/2016 afwezig was zonder te verwittigen. Op 05/12/2016 heeft hij de afspraak telefonisch geannuleerd en heb ik zelf een reden opgegeven bij reden annulatie.

1.7.2 azv (Afwezig zonder verwittigen)

Indien een patiënt afwezig is zonder te verwittigen kan u dit in het overzicht van de afspraken aanduiden. In de tabel azv selecteert u “ja” bij de desbetreffende afspraak. U krijgt deze melding:

image029

Klik op “ok” en de ja wordt bewaard.

1.7.3 geannuleerde afspraak

Twee keuzes, ‘ja’ of ‘neen’. Maar voor u hier de status kan verzetten op ja moet u eerst een reden opgeven. Pas als u daarna de status op ja zet zal er opnieuw een melding komen zoals hierboven en als u op ja klikt wordt de afspraak geannuleerd en de reden bewaard. Als er hier staat ‘via email’ dan betekend dit dat de patiënt afgezegd heeft via de link in de bevestigingsmail.

1.7.4 hoofdklacht

Dit wordt ingevuld door de patiënt als hij zelf een afspraak boekt via de boekingpagina.

1.8 Feedback

Dit programma heeft de mogelijkheid om een opvolgingsmail te sturen naar de patiënt enkele dagen na een behandeling. Daarvoor moet u eerst de opvolgingsmail activeren en een  standaardtekst schrijven bij Instellingen & Extra’s. U kan de feedback instellen onmiddellijk na het maken van een consultatie. U krijgt dan onderstaand scherm:

1.8.1 Feedback instellen

image030Hier activeert u de feedbackmail naar deze patiënt voor deze consultatie. U kan kiezen over hoeveel dagen (1, 7,14 of 21) deze feedbackmail moet verstuurd worden. De tekst in het gedeelte addendum wordt toegevoegd aan de standaardtekst voor de opvolgingsmail en is specifiek voor deze behandeling van deze patiënt. Een volledig voorbeeld van hoe u de feebackmail moet instellen wordt later besproken bij Instellingen & Extra’s.

  1. Agendabeheer

Hier stelt u uw agenda in met de tijden waarop patiënten een afspraak kunnen boeken bij u. Dit bepaalt niet alleen de agenda van patiëntenbeheer maar ook de agenda van de boekingpagina waar patiënten zelf afspraken kunnen boeken. Wat ook nog belangrijk is om te weten is dat als er een boeking gemaakt is door een patiënt op bijvoorbeeld 13 jan 10:00 en u besluit om vanaf 1 januari geen patiënten meer te ontvangen om 10u. Dan zal de gemaakte boeking van 13 januari toch verschijnen in uw kalender bij patiëntenbeheer. Zo heeft u steeds een goed zicht op alle gemaakte boekingen en kan u ze ofwel afzeggen of toch nog behandelen.

2.1  AGENDA(S)

Indien u over verschillende prakijken en agenda’s beschikt of als u in een groepspraktijk werkt dan moet u kiezen wiens agenda u wenst aan te passen. Via de iCal feed kan u deze agenda integreren in andere digitale agenda’s zoals google of uw iCal (Mac.)

image031

De naam van de geselecteerde agenda staat in de rode balk onmiddellijk onder het gedeelte AGENDA(S).

2.2 UURROOSTER OPSTELLEN

image032

2.2.1 Werkdagen

De 3 kalenders bovenaan geven aan hoe de kalenders er zullen uitzien op de boekingpagina maar daar staan er wel maar 2 naast elkaar. Onder deze kalenders kan je jouw uurrooster instellen. Op het eerste tabblad duid je de dagen aan wanneer jouw praktijk open is. Ben je bijvoorbeeld de woensdag gesloten dan doe je het vinkje naast de woensdag weg. Opgelet want als je dit doet dan verwijder je ogenblikkelijk het ingestelde uurrooster van die dag.

2.2.2 Uurrooster per weekdag

Als je klikt op de tab van de maandag kan je jouw uurrooster voor de maandag instellen. Hier stel je het uurrooster in voor elke normale maandag in jouw praktijk.

image033Bij ‘From‘ kies je het start uur. Bij ‘each’ geef je het interval in minuten tussen de consultaties en voor ‘times with…’ het aantal herhalingen. Na ‘…allowed’ geef je het aantal patiënten op per consultatie. Maar om het wat eenvoudiger te maken geef ik hier een voorbeeld.

2.2.3 Voorbeeld uurrooster per weekdag

Op maandag werkt deze therapeut van 8u tot 12u en van 13u tot 19:30u. Hij behandeld 4 patiënten per uur, dus één kwartier per patiënt. Uit ervaring weet hij dat het altijd wat uitloopt tegen 10u daarom laat hij geen patiënt boeken om 10u en 10:30u. Ook in de namiddag laat hij geen patiënt boeken om 16u en 18u. Hoe gaan we te werk? Vrij simpel we kiezen als startuur (from) 8:00 elke (each) 30 minuten en we doen dit 24 keer. Dit zal het resultaat zijn:

image034

Nu is het enkel nog verwijderen van de tijden waarop patiënten niet mogen boeken. Net zoals in de image hierboven hoef je enkel de tijden aan te duiden en daarna op ‘Delete marked times’ te klikken. Dan is dit het uiteindelijke resultaat:

image035

Zo kan je elke weekdag instellen volgens jouw eigen schema. Je kan elke tijd tot op de minuut instellen.

2.2.4 verlofdagen

Dit is vrij duidelijk, indien u hier een dag of een periode aanduid door er simpelweg op te klikken zal er deze dag geen afspraken kunnen gemaakt worden. De aanpassingen worden onmiddellijk zichtbaar in bovenstaande kalenders. De gele dagen zijn de aangeduide verlofdagen.

image036

2.2.5 speciale dagen

Opgelet hier want van zodra u op een dag klikt is het uurrooster voor die dag verwijderd en kan u het niet meer ongedaan maken, u moet dan een nieuw uurrooster ingeven enkel voor die dag. Dit zijn dagen die afwijken van de normale uurroosters. Als u bijvoorbeeld op donderdag 22 december een oudercontact heeft om 18u dan moet u vroeger kunnen stoppen. Het beste dat u dan doet is zo ver mogelijk op voorhand op die datum klikken en hetzelfde uurrooster ingeven van een normale donderdag maar dan aangepast zodat u naar het oudercontact kan gaan. De aangeduide dagen staan geel gekleurd.

image037

7.1  BEVESTIGINGSMAIL VERSTUREN

Hier kan u aanvinken of er een bevestigingsmail moet verstuurd worden na een boeking. Indien u dit aanduid wordt deze verstuurd na een boeking via de agenda van patiëntenbeheer en na een boeking via de agenda van de boekingpagina. Bij extra info kan u extra gegevens invullen zoals: “Gelieve steeds op tijd te komen of anders tijdig te verwittigen.” Of “Opgelet er zijn werken in de Gasthuisstraat. U rijdt het best om via de Palingstraat.” Andere gegevens zoals tijd en plaats + uw handtekening en eventueel heading en logo worden allemaal automatisch toegevoegd. Header en logo kan u opladen via account maar wel best een mail sturen naar info@IVAB.be als u dit doet zodat we eerst het resultaat kunnen bekijken en eventueel aanpassingen doen vooraleer een mail te sturen naar de patiënten.

image038

Voorbeeld van een bevestigingsmail met heading en logo.

image039

7.2  HERINNERING ACTIVEREN

Hier kan u de herinnerings-email activeren door het aan te vinken naast “herinnering activeren?” U kan ook het aantal uren voor de afspraak dat de mail verzonden moet worden aanpassen. Tot nu toe laat iedereen dit staan op 24. Bij extra info kan u net als bij de bevestigingsmail extra info meegeven zoals zoals: “Gelieve steeds op tijd te komen of anders tijdig te verwittigen.” Of “Opgelet er zijn werken in de Gasthuisstraat. U rijdt het best om via de Palingstraat.” Andere gegevens zoals tijd en plaats + uw handtekening en eventueel heading en logo worden allemaal automatisch toegevoegd. Header en logo kan u opladen via account maar wel best een mail sturen naar info@IVAB.be als u dit doet zodat we eerst het resultaat kunnen bekijken en eventueel aanpassingen doen vooraleer een mail te sturen naar de patiënten.

image040

Voorbeeld herinneringsmail met header en logo. Het zinnetje extra info is de tekst die u hierboven bij extra info invult.

image041

2.5 STATISCHE INSTELLINGEN VIA ADMIN

Er zijn enkele instellingen die enkel door de admin van IVAB ingesteld kunnen worden. U stuurt hiervoor gewoon een mail naar info@ivab.be of u belt even. Deze instellingen worden meestal afgesproken op voorhand aangezien ze statisch (onveranderlijk) zijn. Deze instellingen zijn zeer belangrijk omdat ze een soort van fundament leggen voor de verdere instellingen van de agenda.

2.5.1  De minimum en maximum toegankelijke datum

De minimum toegankelijke datum is de eerste datum gerekend vanaf nu dat er een afspraak kan geboekt worden. Standaard is dit gewoonweg het volgende tijdstip dat er kan geboekt worden op de boekingpagina. Wij raden echter aan: vandaag+1 dag. Dit betekent dat als het nu 15u is je pas kan boeken vanaf het eerste boekbare tijdstip na 15u de volgende dag.

De maximum toegankelijke datum is het laatste tijdstip gerekend vanaf nu dat er een afspraak kan geboekt worden op de boekingpagina. Wij raden aan vandaag+2 maanden. U kan dit nog verminderen. Dit is belangrijk omdat u dan makkelijk nog dagen kan aanpassen zonder dat er reeds boekingen gebeurd zijn op die dag.

2.5.1  Pagina na succesvolle boeking

Nadat uw patiënten een afspraak bij u geboekt hebben worden ze standaard automatisch doorgestuurd naar deze pagina:

image042

Maar dit kan evengoed een pagina zijn op uw site. Zo kan u een link zetten op uw site om te boeken die dan naar uw boekingpagina doorverwijst. Na de boeking worden de patiënten terug gestuurd naar uw site. Zie onderstaand voorbeeld:

image043

Als u op de link klikt komt u hier:

image044

En na het boeken:

image045

  1. Instellingen & extra’s

Hier kan je een persoonlijke backup nemen en de modules activeren of uitschakelen. Dit zijn de op dit ogenblik beschikbare modules: Chinese kruiden, The Herborist (Westerse kruiden), ander voorschrift en als laatste de module opvolging.

3.1  PERSOONLIJKE BACKUP

Hier kan je een PERSOONLIJKE backup nemen. De gegevens worden geëxporteerd als een CVS bestand dat je kan opslaan en bekijken in excel. Ter inlichting: Ale gegevens worden dagelijks bewaard in een backup. U hoeft dit dus niet te doen. Dit is enkel voor gebruikers die zelf ook een persoonlijke backup wensen van hun gegevens. Opgelet, hoe meer patiënten u heeft hoe meer tijd dit nodig heeft.

Je kan een backup nemen van de personalia van de patiënten, van alle consultaties en van gemaakte voorschriften. Bij de patiënten zal u een patiëntenID zien staan. Deze ID vind je dan ook terug bij de consultaties en de ID van de consultaties vind je terug bij voorschriften. Zo zijn de gegevens met elkaar verbonden.

3.2  MODULE CHINESE KRUIDEN

Hier activeer je de module door het vierkantje links boven actief aan te vinken. Voor meer info i.v.m. het gebruik van de module zie: Chinese kruiden

3.3   MODULE THE HERBORIST

Hier activeer je de module door het vierkantje links boven actief aan te vinken. Voor meer info i.v.m. het gebruik van de module zie: Westerse kruiden The Herborist

3.4 MODULE ANDER VOORSCHRIFT

Deze module is om een ander voorschrift op te slaan, bv. dokters die een pharmaceutisch middel wensen voor te schrijven. Hier activeer je de module door het vierkantje links boven actief aan te vinken. Voor meer info i.v.m. het gebruik van de module zie: Ander voorschrift

3.5  MODULE OPVOLGING

Deze module is om opvolging te krijgen van uw patiënten na uw behandelingen. Als u deze module activeert zal er na het opslaan van de consultatie gevraagd worden of u een mail wenst te sturen naar de patiënt voor feedback van de behandeling. Uiteraard kan u zelf de tijd bepalen tussen de consultatie en het versturen van de opvolgingsmail ( per consultatie. ) Hier vult u uw persoonlijke standaard- of algemene tekst in van de mail.  Deze mail zal steeds beginnen met: Beste ‘voornaam naam’ van de patiënt. U hoeft zelf geen aanspreektitel te geven. Uw handtekening + banner of logo worden ook automatisch toegevoegd net als bij de bevestigings- en herinneringsmail. De mail zal ook een link hebben naar IVAB waar de patiënten zijn feedback kan ingeven.
Onderaan zet je best een tekst in de trend van: “Om u beter te kunnen helpen bij een volgende behandeling zouden wij graag hebben dat u even kort en snel onderstaande vragen beantwoord via de link:”
De specifieke vragen kan u toevoegen na de consultatie. Zie: Opvolging
Algemene vragen kan u hier invullen bij de module.

De mail naar de patiënt zal er als volgt uitzien :

  1. Rapporten

4.1  CONSULTATIES & BESTELLINGEN

Hier kan je een rapport opvragen van al jouw consultaties en de gemaakte bestellingen. Indien u veel patiënten heeft en zodoende een druk bezette agenda, dan kan u dit maar per maand doen. Dit omdat er heel veel data moet verwerkt worden in deze rapporten. Het resultaat kan er als volgt uit zien:

Dit is de tekst:

_______________________________________________________________________

Opgelet, rapporten maken kan wat tijd in beslag nemen. Indien u een volle agenda heeft gelieve maximum een periode van 2 maanden te nemen.

Aantal consultaties         Geboekte betalingen    Geboekte tekorten

40                                                          35 €                                       0 €

U heeft tijdens deze periode 16 voorschriften gemaakt:

Hiervan heeft u 27 verschillende Chinese kruiden besteld voor uw patiënten.

Hiervan heeft u 9 verschillende kruiden besteld bij The Herborist. Voor een totaalbedrag van 301 €

_______________________________________________________________________

Aangezien je via de module Chinese kruiden bij verschillende leveranciers kan bestellen kunnen we daar geen totaalbedrag geven.

5.  Account

 Hier vul je jouw gegevens in. Belangrijk is hier jouw E-mail adres want dit is het reply-to email adres in de bevestiging en herinneringsmail. Spijtig genoeg wordt dit niet door alle mail programma’s ondersteund waardoor het regelmatig terug bij IVAB terecht komt. IVAB stuurt deze mails dan manueel door samen met mails die een foutrespons geven omdat ze verzonden zijn naar een foutief email adres. Je kan hier ook jouw logo opladen, dit komt dan onder jouw handtekening terecht maximum: w:260px h:45pxe. Ook een heading is mogelijk maximum: w:650px h:150px. Die komt dan bovenaan al jouw correspondentie naar de patiënten.

6. Boekingpagina

 Dit is waar de patiënt een afspraak kan maken met u. Deze pagina is bewust zo simpel mogelijk gehouden zodat patiënten snel en gemakkelijk kunnen boeken. Als ze op de pagina komen ziet deze er zo uit:

Ze krijgen de keuze tussen ‘boeken’ of ‘nieuwe patiënt’ Indien ze nieuw zijn klikken ze op nieuwe patiënt en moeten ze hun personalia zelf invullen zodat hun dossier kan aangemaakt worden:

Als dit bewaard is, dus na klikken op opslaan komen ze automatisch op de boekingpagina terecht. Dit is de pagina waar ze ook op komen als ze op de knop ‘boeken’ klikken.

Zoals u kan zien is er nog geen knop voorzien om te boeken. Eerst moeten ze een datum + uur kiezen door te klikken op een dag in één van de kalenders en een uur te kiezen. Daarna typen ze hun email adres. Als het systeem het email adres herkent zal het ter verificatie het telefoon- of gsm-nummer van deze patiënt vragen. Als de patiënt dit correct ingeeft wordt de familienaam en voornaam automatisch ingevuld en kan men eveneens een hoofdklacht noteren. De patiënt krijgt dan dit:

Dan is het enkel nog de captcha code invullen en op ‘boeken’ klikken.

  1. Hoe starten

7.1   Patiënten fiche aanpassen

U mag zelf kiezen hoe uw patiënten fiche eruit moet zien. Er zijn reeds verschillende fiches beschikbaar die we u graag laten zien tijdens een persoonlijke ontmoeting. Weet dat hier zo goed als alles mogelijk is. Deze fiche wordt in onderling overleg ontwikkeld. U kan een volledig nieuwe vragen of een reeds bestaande aanpassen.

7.2   Overzetten van data uit oude of andere programma’s

In sommige gevallen heb je al met een programma gewerkt waarbij patiëntgegevens bewaard werden in een database. Normaal gezien moet je die data gemakkelijk kunnen krijgen van de ontwikkelaar van dat programma of je kan het zelf downloaden zoals dit bij de betere programma’s het geval is. Bij IVAB kan je deze gegevens zelf downloaden via Instellingen & extra’s: PERSOONLIJKE BACKUP. Hier bij IVAB zullen wij dan 2 keer om een back-up vragen van jouw gegevens. De eerste keer om te zien hoe we de gegevens moeten aanpassen om te integreren in onze database. De tweede keer om de gegevens effectief te integreren. Natuurlijk moet de database dan up tot date zijn met de laatste gedane behandelingen erin. Meestal wordt de tweede keer in het weekend gedaan zodat u de maandag op het nieuwe systeem (IVAB) kan beginnen werken. Het overzetten van deze gegevens naar IVAB is niet in de prijs inbegrepen.

Vooraleer u de boekingpagina open zet voor uw patiënten moet er aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:

  1. Uw agenda moet eerst geconfigureerd zijn en u moet alle reeds bestaande afspraken toegevoegd hebben aan uw agenda. Anders zal u dubbele boekingen hebben.
  2. Alle gekende patiënten moeten een email adres en een telefoon- of gsm-nummer in hun dossier bij u staan hebben. Zonder deze gegevens kunnen ze niet boeken. Dit staat ook duidelijk vermeld op de boekingpagina.

Eens aan voorwaarde 1 voldaan is kan u overstappen op IVAB. Als voorwaarde 2 nog niet voldaan is dan betekent dit dat de patiënten wiens dossier niet in orde staat een mail zullen sturen naar support. Om die mail te kunnen versturen moeten ze hun correcte gegevens invullen zodat die worden meegestuurd met de support-mail. Die mail sturen wij dan door naar u zodat u de gegevens van de patiënt kan aanvullen. Deze service kan ook door IVAB verleend worden.

7.3   Agenda configureren

Zie: Agendabeheer

7.4 Kies de modules die u wenst te gebruiken
Zie: Instellingen & extra’s